RFP(提案依頼書)とは？ホームページ制作がスムーズに！？

ホームページ制作を制作会社に依頼するなら、事前準備が必要不可欠です。

どれだけ良い制作会社に出会えても、依頼する前の事前準備を怠ってしまっては低クオリティなホームページしか出来上がらないでしょう。

本記事では、ホームページ制作の事前準備の1つであるRFPについて解説していきます。

ホームページを良いものにするためには、制作会社に要望や要件を適切に伝えることが大切です。

RFPを上手く使いこなせば、制作会社に要望や要件がスムーズに伝えられるので、あなたの会社のホームページのクオリティも高くなります。

最後にはRFPのサンプルも紹介していますので、ぜひ最後までお読みください。

RFPとは

RFPは「Request For Proposal」の略で、日本語でいうと「提案依頼書」という意味です。

例えば、あなたは会社で飲み会のお店探しを頼まれた経験がありませんか？

実は上記のようなお店探しの依頼も十分な提案依頼です。

ホームページ制作においても同様で、制作会社により良い提案をしてもらうために、自社のホームページに関する要件や要望をまとめた資料が「RFP（提案依頼書）」ということになります。

RFPが必要なホームページ制作の条件とは

基本的にはどんなホームページ制作でもRFPを作成するべきですが、

・関係者が多い
・ホームページの構造が複雑でページ数が多い
・予算が膨大で製作期間が長期

といったように、ホームページ制作の規模が大きくなれば大きくなるほどRFPの必要性は増していきます。

まずは、自社のホームページの「目的・予算・費用」を考えるとRFPを作成する必要があるかどうかがわかってくるでしょう。

また、ホームページ制作を依頼する際に上記の「目的・予算・費用」を検討することは、非常に大事なことです。

RFPを作成する5つのメリット

では、実際にRFPを作成すると具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。

RFPのメリットは以下の5つです。

ホームページ制作会社からの提案の質が向上する

1つ目は「ホームページ制作会社からの提案の質が向上する点」です。

先程の飲み会を例に挙げると、

「今度の飲み会のお店選んでおいてね」

とお願いされるのと、

「今度の飲み会では、部長がタバコ吸うから喫煙可能なお店でお願いね。料理のジャンルは和食で予算は1人7000円以内で抑えてほしいな」

とお願いされるのとでは、もちろん後者の方がお店を選びやすいですよね。

ホームページ制作も全く同様で、ホームページ制作の目的・予算・納期などが具体的になっていればなっているほど、制作会社からの提案の質は高くなります。

記載するべき具体的な項目については後に解説しますので、ぜひご覧ください。

発注後のトラブルを未然に防げる

2つ目は「発注後のトラブルを未然に防げる点」です。

ホームページ制作においてしばしば起こるトラブルの1つとして「言った言わない論争」が挙げられます。

デザインの完成イメージや必要なシステム、スケジュールを曖昧にしておくと発注後にトラブルになる可能性が非常に高いです。

また、文章として依頼内容が残っていないと、どちらが間違っているのかすらわかりません。

RFPがあれば絶対ではありませんが、多くのトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。

ホームページ制作会社からの見積もりが安くなる可能性がある

3つ目は「ホームページ制作会社からの見積もりが安くなる可能性がある点」です。

制作会社は、クライアントからの要望がアバウトであればあるほど見積もり金額を高めに設定する傾向があります。

なぜなら、クライアントの要望が曖昧だとやり取りの回数はが多くなりますし、制作会社側の負担も大きくなるからです。

逆にRFPをしっかり作っておき、「このクライアントはやり取りがスムーズにできそうだな」と思ってもらうことは、当初の見積もりよりも安くなる可能性が高くなることに繋がります。

発注先を決めるときの判断基準にもなる

4つ目は「発注先を決める時の判断基準にもなる点」です

各制作会社からの見積もり・提案を終えて最終的な発注先を決めるときに、RFPは発注先を決める判断基準になります。

好みや感覚で決めてしまうのではなく、「制作会社からの提案がしっかりRFPに沿ったものになっているかどうか」によって選定してください。

社内での取りまとめが容易になる

5つ目は「社内での取りまとめが容易になる点」です。

ホームページ制作は、社内だけでもいろいろな人が関与します。

経営陣・営業部・システム部など、全ての関係者の要望を適当に口頭で済ませると、社内でトラブルが発生する可能性が高いです。

そして社内の取りまとめにも時間がかかり、プロジェクトそのものが遅れてしまうケースも珍しくありません。

社内に関係者が多くいる場合は、RFPに要望をきちんと集約しておくことが大切です。

RFPに記載する項目とは

次に、実際にRFPに記載する項目について紹介します。

大きくわけて4つのテーマにわけてRFPを作成するといいでしょう。

RFPの作成に必要な4つのテーマは以下の通りです。

RFPの作成に役立つサンプルを紹介

RFPに記載する項目を理解しても、1から作成するのは難しいですよね。

慣れないうちはサンプルを参考にしながらRFPを作成するといいでしょう。

今回は特にわかりやすい2種類のサンプル掲載サイトを紹介します。

1つ目の『【サンプルあり】制作外注時のRFP（提案依頼書）の書き方はこれだ！』は、架空企業のホームページをリニューアルするという設定でサンプルを作成しています。

RFP初めての方はまず当該サイトを見ておけば間違いないでしょう。

2つ目の『RFP,提案書,見積書依頼書/RFP（サンプル・書き方）』のサンプルもわかりやすいです。

どのような内容を書くのかが細かく記載してあるので、よりクオリティの高いRFPを作成したい方におすすめといえます。

RFPは、ホームページ制作を成功させるカギとなる

本記事では、RFP（提案依頼書）について詳しく解説してきました。

馴染みのない言葉かもしれませんが、上手く使いこなせばホームページ制作が成功するだけではなく、他のプロジェクトにも使い回せるものなので、ぜひこの機会に作成してみてください。

では、本記事を以下の通りにまとめましたので今一度確認しておきましょう。